Arbeitgeber sind verpflichtet, personenbezogene Informationen von Mitarbeitern zu sammeln und aufzubewahren, um Arbeitsverhältnisse ordnungsgemäß zu führen.
Ohne diese Daten wäre es nicht möglich, Mitarbeiterakten zu erstellen oder monatliche Gehaltsabrechnungen durchzuführen.
Personenbezogene Angaben im Arbeitsumfeld
Um personenbezogene Daten von Mitarbeitern zu verarbeiten, benötigt der Arbeitgeber eine rechtliche Grundlage. Der zentrale rechtliche Rahmen hierfür ist der § 26 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Dieser besagt, dass die Datenverarbeitung erforderlich ist:
Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG)
Zur Aufdeckung konkreter Anhaltspunkte für betriebsbezogene Straftaten oder Pflichtverstöße im Arbeitsverhältnis (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG)
Typische gesammelte Informationen von Mitarbeitern umfassen:
Namen, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Familienstand, Religion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Personalnummer
Beschäftigungsdauer, Arbeitszeiten (Anwesenheit/Abwesenheit/Krankheit/Urlaub), Dienstreisen, Sozialversicherungsdaten
Gehaltshöhe, Bankdaten (Bank, IBAN)
Bewertungen (Leistungsbeurteilungen, Arbeitsresultate, Abmahnungen usw.), Schulungen
Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Qualifikationen
Dokumente zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Kündigungen, Aufhebungsverträge)
Die Datenschutzbestimmungen gelten auch für nicht automatisierte Datenverarbeitung, d.h. Informationen über Mitarbeiter, die durch Befragung oder Beobachtung gesammelt werden.
Einwilligungen im Arbeitsverhältnis
Die Zustimmung (gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO) ist im Arbeitsverhältnis nur begrenzt als Rechtsgrundlage anwendbar. Eine generelle Einwilligung für alle Datenverarbeitungen im Arbeitsverhältnis ist daher nicht möglich. Das Problem bei Einwilligungen im Arbeitsverhältnis ist das Machtgefälle zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter, wodurch die Einwilligung in der Regel nicht freiwillig ist.
Es gibt jedoch Fälle, in denen die Einwilligung als freiwillig betrachtet werden kann:
Wenn der Mitarbeiter dadurch Vorteile erlangt
Wenn Arbeitgeber- und Mitarbeiterinteressen gleichgerichtet sind
Dies trifft normalerweise auf Zusatzleistungen des Arbeitgebers zu, wie die private Nutzung von Internet/E-Mail oder betriebliche Gesundheitsförderungsmaßnahmen. In diesen Fällen kann der Mitarbeiter freiwillig zustimmen. Bei der Einholung der Einwilligung muss auf die Freiwilligkeit und die Möglichkeit des jederzeitigen Widerrufs hingewiesen werden. Es sollte auch klargestellt werden, dass der Mitarbeiter keine Nachteile oder Sanktionen zu befürchten hat, wenn er die Einwilligung verweigert.
Informationspflicht des Mitarbeiters über Datenverwendung
Der Mitarbeiter muss darüber informiert werden, wie seine Daten verarbeitet werden und welche Rechte er als Betroffener hat. Der Arbeitgeber muss folgende Informationen bereitstellen:
Kontaktdaten des Arbeitgebers und des Datenschutzbeauftragten
Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung
Dauer der Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen
Mögliche Empfänger der Daten
Mögliche Datenübermittlungen in Drittländer und Datenschutzgarantien
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Hinweis auf das Widerrufsrecht
Informationen über die Rechte des Betroffenen
Diese Informationen können persönlich übergeben oder über verschiedene Unternehmenskanäle kommuniziert werden.
Private Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz
Die private Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz wirft häufig Fragen auf. Ob der Arbeitnehmer das Internet privat nutzen darf oder private E-Mails über den betrieblichen Account versenden kann, hängt von Vereinbarungen und Vorschriften ab. In Fällen, in denen die private Nutzung erlaubt ist, gelten Datenschutzbestimmungen, um das Fernmeldegeheimnis zu wahren. Zugriff auf Daten, die dem Fernmeldegeheimnis unterliegen, ist normalerweise nur mit Zustimmung des Mitarbeiters erlaubt.
Die Nutzungserlaubnis für private Zwecke kann Bedingungen unterliegen, die in Vereinbarungen festgelegt werden, und es ist eine Zustimmung des Mitarbeiters erforderlich. Die Protokollierung der Internetnutzung und Auswertung von Protokolldaten ist unter bestimmten Bedingungen möglich, jedoch sollten hier Datenschutzprinzipien beachtet werden.
Outsourcing von HR-Aufgaben
Bestimmte HR-Prozesse werden oft an externe Dienstleister ausgelagert, weshalb eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden muss. Wenn personenbezogene Daten an Dritte übermittelt werden, gelten spezielle Datenschutzregeln.
Daten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Personenbezogene Daten sollten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. In einigen Fällen dürfen sie jedoch aus rechtlichen Gründen weiterhin gespeichert werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind zu beachten.
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