So wird der Dienstwagen richtig versteuert
Zusatzleistungen gelten als die wichtigsten Mitarbeiter-Benefits, um Fachkräfte nicht nur zu locken, sondern sie auch zu halten. Fast die Hälfte der Gen-Z-Arbeitnehmer hält Unternehmen mit Mobilitätsangeboten für die attraktiveren Arbeitgeber (48 Prozent). Weit oben auf ihrer Wunschliste steht der Dienstwagen. Laut einer repräsentativen Studie des Markt- und Meinungsforschungsinstituts Toluna im Auftrag der Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH können sich zwei Drittel der 18- bis 28-Jährigen vorstellen, ein elektrifiziertes Fahrzeug als Firmenwagen zu nutzen. Doch stehen nicht nur E-Autos hoch im Kurs. Ein solches Gehaltsextra hat oft weitere Vorteile. So zahlt der Arbeitgeber häufig Kosten für den privaten Strom- oder Spritverbrauch. Reparaturen übernimmt die Vertragswerkstatt und wenn das Fahrzeug ausfällt, steht ein passender Ersatz zur Verfügung. „Beim Dienstwagen gibt es allerdings ein paar Dinge zu beachten – allen voran bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils“, weiß Prof. Dr. Christoph Juhn, Professor für Steuerrecht an der FOM Hochschule und geschäftsführender Partner der Kanzlei JUHN Partner.
Dienstwagen und 1-Prozent-Regelung
„Wird ein Dienstfahrzeug auch privat genutzt, gilt das als Sachzuwendung und damit als ein geldwerter Vorteil“, betont Juhn. Entsprechend muss der Nutzwert als Arbeitslohn versteuert werden. Um zu ermitteln, wie hoch der Anteil des Finanzamts ist, gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wobei sich erhebliche Unterschiede bei der Steuer zwischen den beiden Optionen ergeben können. „Bei reinen Verbrennern wird der private Nutzungsanteil mit der sogenannten 1-Prozent-Regelung pauschal ermittelt“, erklärt der Steuerprofi. „Veranschlagt wird hier pro Monat 1 Prozent des Fahrzeuglistenpreises (brutto).“ Beträgt der beispielsweise 50.000 Euro, ist der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung 500 Euro. „Für Trips zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhöht sich der Betrag um 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer“, ergänzt der Experte. Bei einem Arbeitsweg von 20 Kilometern kommen zu den 500 Euro nochmals 300 Euro monatlich hinzu, sodass beim Bruttoarbeitsentgelt insgesamt 800 Euro mehr zu versteuern sind. „Bei doppelter Haushaltsführung, also, wenn Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung benötigen, kommen noch einmal 0,002 Prozent pro Heimfahrt hinzu, vorausgesetzt, die Kosten lassen sich nicht als Werbungskosten absetzen.“ Statt der Pauschale können Arbeitnehmer sich aber auch für eine Einzelbewertung entscheiden. Laut Steuerprofi ist das für Menschen günstiger, die weniger als 15 Tage pro Monat ins Office pendeln. Für jede einzelne Fahrt ins Büro setzen sie dann 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer an. Das geht allerdings für maximal 180 Tage, die einzeln schriftlich nachgewiesen werden müssen. „Günstiger wird es, wenn es sich bei dem Firmenwagen um einen Plug-in-Hybriden oder ein Elektroauto handelt“, führt Juhn aus. Bei Ersterem kann gemäß des Bruchteilsansatzes der Bruttolistenpreis zur Hälfte angesetzt werden, etwa wenn das Fahrzeug eine Kohlendioxidemission von höchstens 50 Gramm pro Kilometer hat. Bei einem neu angeschafften Stromer (nach dem 31.12.2023) sinkt die Bemessungsgrundlage sogar auf 25 Prozent – vorausgesetzt, der Listenpreis bleibt unterhalb der aktuellen Bemessungsgrenze von 70.000 Euro. „Wird der Kabinettsentwurf für den Bundeshaushalt 2025 beschlossen, soll dieser Wert sogar auf 95.000 Euro steigen, sodass auch Fahrer von Premiumwagen von dem vergünstigten Ansatz profitieren“, ergänzt der Profi und fügt hinzu: „Bisher zeigt sich der Gesetzgeber hier weniger großzügig.“ Bei E-Autos, die teurer als 70.000 Euro sind, darf die Besteuerung gemäß Bruchteilsansatz lediglich um die Hälfte reduziert werden, sofern die Anschaffung hierfür in die Zeit zwischen Januar 2019 und Dezember 2030 fällt.
Option 2: Fahrtenbuch
Alternativ lässt sich der geldwerte Vorteil des Dienstwagens auch durch ein Fahrtenbuch ermitteln. Um alle Reisen vollständig wiederzugeben, muss dieses zeitnah, fortlaufend und in dokumentensicherer Form gepflegt werden, also so, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind. „Für berufliche Trips existieren Mindestvorgaben des Bundesfinanzhofs“, so Juhn. Entsprechend gilt es gut lesbar folgende Angaben zu vermerken: Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt, Reiseziel mit genauer Adresse bzw. die genaue Reiseroute, Reisezweck sowie der Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt. „Verschiedene Teilabschnitte einer Reise lassen sich zu einem Eintrag zusammenfassen, beispielsweise, wenn die aufgesuchten Kunden in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden“, fügt der Steuerprofi hinzu. Bei der privaten Nutzung genügt es, den Gesamtkilometerstand vor und nach der Fahrt zu notieren. Ein Beispiel zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage veranschaulicht Prof. Juhn: „Wer mit dem Verbrenner im Jahr 24.000 Kilometer fährt und Aufwendungen für Benzin, Werkstatt und Kfz-Versicherung in Höhe von 6.000 Euro hat, kann mit einem Kostenaufwand von 0,25 Euro pro Kilometer rechnen. Wurden 3.600 Kilometer privat gefahren, ergeben sich 900 Euro (3.600 multipliziert mit 0,25 Euro pro Kilometer), die der Fiskus als geldwerten Vorteil zu den Einkünften aus dem Arbeitnehmerverhältnis hinzurechnet.“ Und weiter macht der Spezialist deutlich: „Im direkten Vergleich mit der 1-Prozent-Regel – wieder mit einem Listenpreis von 50.000 Euro und ohne die Distanz zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu berücksichtigen – beträgt der geldwerte Vorteil 6.000 Euro.“ Entsprechend rät er, sich die eigene Nutzung des Dienstfahrzeugs genau anzuschauen. Grundsätzlich besteht hier zwar eine Wahlfreiheit, allerdings lohnt sich die 1-Prozent-Regel eher für Menschen, die einen hohen privaten Anteil bei der Nutzung des Firmenfahrzeugs verbuchen. „Sind Arbeitnehmer hauptsächlich geschäftlich unterwegs, ist ein Fahrtenbuch meist die bessere Lösung“, empfiehlt der Fachmann. „Allerdings ist hier ein hohes Maß an Selbstdisziplin gefordert. Befindet das Finanzamt nach seiner Prüfung das Fahrtenbuch als mangelhaft, wird trotzdem nach der 1-Prozent-Regel besteuert – und der ganze Aufwand war vergebens“.
Weitere Informationen unter: https://www.juhn.com/glossar/firmenwagenbesteuerung/
JUHN Partner ist eine Kanzlei mit Standorten in Bonn, Düsseldorf und Köln, die sich besonders auf die Steuerberatung von Kapital- und Personengesellschaften spezialisiert hat. Ihr Ziel: steueroptimierte Gesamtlösungen für Unternehmen, Gesellschafter und Geschäftsführer. Dazu betreut ein interdisziplinäres 60-köpfiges Team rund um Gründer, geschäftsführenden Partner und Professor für Steuerrecht an der FOM Hochschule Prof. Dr. Christoph Juhn Mandanten sowohl bei der Steuergestaltung als auch in der laufenden Beratung. Mit ihrem kaufmännischen und juristischen Wissen prüfen die Experten nicht nur die Steuereffizienz bestehender Unternehmensstrukturen und schaffen bei Bedarf maßgeschneidert optimierte Lösungen, sondern stehen im Rahmen langfristiger Partnerschaften für sämtliche nationale oder internationale Steuerfragen zur Verfügung. Dabei begleiten sie Organisationen sowie Anteilseigner etwa bei Umwandlungsvorgängen oder Unternehmensverkäufen, erstellen Jahresabschlüsse und Steuererklärungen oder übernehmen die monatliche Finanz- und Lohnbuchhaltung.
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